Συγκέντρωση διάσπαρτων πινάκων σε μία βάση

Είναι πολύ συνηθισμένο, οι νέοι και άπειροι χρήστες του excel, να δημιουργούν στατικούς πίνακες διασταύρωσης  με τα δεδομένα τους, αντί να σχεδιάζουν  μια βάση (λίστα). Στην πορεία, αντιλαμβάνονται τις απεριόριστες δυνατότητες που έχουν στο σχεδιασμό δυναμικών πινάκων με 3-4 απλές κινήσεις, με την βοήθεια των Pivots, από τη βάση των δεδομένων τους, και αναζητούν τρόπο μετατροπής των πινάκων τους σε λίστες (βάσεις). Αυτό το πρόβλημα αντιμετωπίζουμε εδώ, και τη λύση θα μας δώσουν ξανά οι  Pivots (πολλαπλής συνάθροισης).       
Παρατηρήστε τους 6 στατικούς πίνακες στα 3 παρακάτω φύλλα ενός βιβλίου:
ΦΥΛΛΟ: ΒΟΡΡΑΣ
ΦΥΛΛΟ: ΝΟΤΟΣ
ΦΥΛΛΟ: ΝΗΣΙΑ
Στο παραπάνω παράδειγμα, μηνιαία αριθμητικά δεδομένα (τα δεδομένα είναι φανταστικά), για διάφορες πόλεις έχουν αποθηκευτεί σε 6 στατικούς πίνακες διασταύρωσης (διπλής εισόδου), σε 3 διαφορετικά φύλλα.  Τα δεδομένα των 6 πινάκων θα συγκεντρωθούν σε  μία βάση (λίστα).
Οι πίνακες δεν χρειάζεται να έχουν τις ίδιες διαστάσεις ούτε την ιδία δομή και μπορούν να περιέχουν είτε αριθμητικά είτε αλφαριθμητικά δεδομένα.
Α) Για excel  2000, 2002  και 2003
Με ανοιχτό το βιβλίο με τους πίνακες, από το μενού: Δεδομένα, επιλέγω:  Αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα και εμφανίζεται ο Οδηγός Συγκεντρωτικού πίνακα.
Στο βήμα 1 επιλέγω: Πολλαπλές περιοχές συνάθροισης και Συγκεντρωτικό πίνακα.

Στο βήμα 2α επιλέγω: Δημιουργία πεδίων σελίδας από το χρήστη.

Στο βήμα 2β: Επιλέγω πλήθος πεδίων σελίδας 0 (μηδέν) και επιλέγω μια – μια τις περιοχές με τους πίνακες και για κάθε μία πατάω το πλήκτρο Προσθήκη.
Παράδειγμα, για τον πρώτο πίνακα επιλέγω στο φύλλο ΒΟΡΡΑΣ την περιοχή Α1:Μ25  και πατάω Προσθήκη. Όταν είναι σωστά τοποθετημένες όλες οι περιοχές των πινάκων περνάω στο επόμενο βήμα.
(Σημείωση: Οι πίνακες μπορούν να βρίσκονται και σε διαφορετικά βιβλία)

Στο βήμα 3:  Επιλέγω Νέο φύλλο εργασίας και πατώ το πλήκτρο: Τέλος

Το excel θα προσθέσει ένα φύλλο με τον Συγκεντρωτικό πίνακα (Pivot) που προέκυψε από τα δεδομένα των πινάκων. Αναζητήστε το τελευταίο κάτω δεξιά κελί του Pivot, εκεί που διασταυρώνονται η γραμμή και η στήλη των γενικών αθροισμάτων και στο κελί αυτό κάντε διπλό κλικ. Το excel θα προσθέσει αυτόματα ένα φύλλο με μια λίστα όλων των δεδομένων των 6 πινάκων. Η λίστα θα έχει περίπου αυτή τη μορφή:

Αλλάξτε τους τίτλους των στηλών (πεδίων) και ίσως  τη μορφοποίηση του πίνακα και έχετε την έτοιμη τη βάση των δεδομένων σας:

Μπορείτε τώρα, να διαγράψετε όλα τα φύλλα με τους πίνακες, όπως και το φύλλο με τον Pivot, και  να κρατήσετε μονό τη βάση η οποία περιέχει οργανωμένα όλα τα δεδομένα σας.
Μην προβληματίζεστε με τον ίδιο τον Pivot. Ανάλογα με τα δεδομένα των αρχικών πινάκων, είναι πιθανό να δείχνει όχι λογικά αποτελέσματα. Ο σκοπός μας δεν ήταν ο Pivot, αλλά το τελικό συνολικό άθροισμα του (αδιάφορα τι εκφράζει), να προκύψει από όλες τις διασταυρώσεις όλων των πινάκων. Αν αυτό έχει γίνει, τότε το διπλό κλικ πάνω του, θα μας δώσει το σύνολο όλων των διασταυρώσεων σε μορφή βάσης.
Β) Για excel  2007
Στο excel 2007, η δυνατότητα  δημιουργίας pivot από πολλαπλές περιοχές δεν παρέχετε άμεσα, αλλά έμμεσα. Πατήστε Alt+D
και κατόπιν πατήστε  G (ή P για αγγλική έκδοση του excel 2007 ) για να εμφανιστεί ο οδηγός Συγκεντρωτικού Πίνακα της έκδοσης 2003 και συνεχίστε όπως παραπάνω (βήμα 1).
Την παραπάνω περιγραφή θα βρείτε και στο pdf αρχείο: from_table_to_base_with_pivot
ακόμα αν θέλετε το  βιβλίο excel με τους πίνακες και τον pivot: Table_to_Base 
This entry was posted in excel, Pivot and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.